IT Kosten Optimierung

Analyse der bestehenden IT-Kostenstruktur mit Fokus auf Einsparpotenziale, Effizienzsteigerungen und strategische Investitionen zur Reduzierung unnötiger Ausgaben

Herausforderungen für Unternehmen

Steigende IT-Kosten → Fehlende Transparenz & Kontrolle
Unnötige Ausgaben für ungenutzte Ressourcen
Mangelnde Automatisierung → Hoher Administrationsaufwand

Unsere Beratungsleistungen

IT-Budget- & Kostenanalyse → Wo entstehen unnötige Ausgaben?
Konsolidierung & Lizenzmanagement → Effizienz steigern & Kosten senken
Automatisierung von IT-Prozessen → Weniger manueller Aufwand
Cloud-Kostenmanagement → Optimierung der Ressourcennutzung

Erwarteter Nutzen für Sie

Einsparpotenzial identifizieren
Bessere Planbarkeit & Kontrolle der IT-Kosten
Effizientere IT-Nutzung durch Automatisierung & Optimierung

Unser Vorgehen

1. Analyse der aktuellen IT-Kosten

Erfassung aller IT-Kosten (Infrastruktur, Software, Personal, Services)
Identifikation von Kostentreibern & ineffizienten Ausgaben
Benchmarking der IT-Kosten im Branchenvergleich

Deliverables:

IT-Kostenübersicht (OPEX/CAPEX)
Kostenbenchmarking-Report
Analyse der Kostentreiber

2. Identifikation von Optimierungspotenzialen

Bewertung von Alternativen (z. B. Cloud vs. On-Prem, Outsourcing vs. Inhouse)
Optimierung von Lizenz- & Wartungsverträgen
Standardisierung & Konsolidierung der IT-Landschaft

Deliverables:

Liste mit identifizierten Einsparpotenzialen
Bewertung der Wirtschaftlichkeit
Standardisierung und Konsolidierung

3. Entwicklung & Priorisierung von Maßnahmen

Identifikation kurzfristiger Quick Wins & langfristiger Einsparmaßnahmen
Bewertung der Maßnahmen nach Kosten-Nutzen-Verhältnis
Erstellung einer priorisierten Optimierungs-Roadmap

Deliverables:

Maßnahmenkatalog
Business Case für priorisierte Maßnahmen
IT-Kostenoptimierungs-Roadmap

4. Umsetzung & Erfolgskontrolle

Implementierung der Maßnahmen in Zusammenarbeit mit Fachbereichen
Einführung von Monitoring- & Controlling-Mechanismen
Regelmäßige Überprüfung & Anpassung der IT-Kostenstrategie

Deliverables:

Umsetzungsplan mit Verantwortlichkeiten
Monitoring- & Controlling-Konzept
Erfolgsmessung & Reporting

IT-Kostenoptimierung: Transparenz schaffen, Einsparpotenziale heben und nachhaltig steuern

Eure IT-Kosten steigen, Budgets sind schwer zu erklären oder Cloud-Kosten laufen aus dem Ruder? Mit unserem strukturierten Ansatz zur IT-Kostenoptimierung analysieren wir OPEX/CAPEX sowie Cloud- und Servicekosten, identifizieren konkrete Einsparpotenziale (z. B. Lizenzen, Infrastruktur, Sourcing) und entwickeln eine priorisierte Maßnahmen-Roadmap. Auf Wunsch begleiten wir auch die Umsetzung inkl. KPI-basierter Erfolgskontrolle und Business Case für das Management.

Unser Vorgehen (Scope of Work)

Kick-off

Wir definieren gemeinsam Ziele, Kostenarten und den organisatorischen Rahmen für die Analyse:

Zieldefinition mit IT-Leitung und Controlling
Abgrenzung der Kostenarten: CapEx, OpEx, Cloudkosten, Servicekosten
Definition relevanter Kostenstellen und Leistungen
Klärung interner Leistungsverrechnungen und Shared Services
Festlegung von Vorgehen, Rollen und Abstimmung

Ergebnis: Zieldefinition & Prüfumfang, strukturierter Kostenrahmen und Review-Vereinbarung.

Phase 1: Analyse der aktuellen IT-Kosten

Wir schaffen Transparenz über eure Kostenstruktur, Kostentreiber und Zuordnung zu Services:

Datensammlung (Verträge, Rechnungen, Lizenzen, Betriebskosten, SLAs)
Analyse der Kostenstruktur nach Kostenart und Organisationseinheit
Zuordnung zu IT-Services/Applikationen und Geschäftsprozessen
Visualisierung (z. B. Sankey, Heatmaps, ABC-Analysen)
Identifikation erster Auffälligkeiten und Kostentreiber

Ergebnis: IT-Kostenübersicht (OPEX/CAPEX), Kostenbenchmarking-Report und Analyse der Kostentreiber.

Phase 2: Identifikation von Optimierungspotenzialen

Wir leiten konkrete Hebel ab und bewerten, wo schnelle und nachhaltige Einsparungen möglich sind:

Ableitung von Optimierungsbereichen, z. B.:
- Lizenzmanagement
- Cloud & Infrastruktur
- Wartungsverträge
- Betriebsmodelle (Sourcing, Outsourcing)
Benchmarking mit vergleichbaren Organisationen
Identifikation ineffizienter Prozesse und Tool-Landschaften
Konsolidierungs- und Standardisierungspotenziale

Ergebnis: Liste identifizierter Einsparpotenziale inkl. Wirtschaftlichkeitsbewertung sowie Ansatzpunkte für Standardisierung/Konsolidierung.

Phase 3: Entwicklung & Priorisierung von Maßnahmen

Wir machen aus Potenzialen umsetzbare Maßnahmenpakete – priorisiert nach Wirkung und Machbarkeit:

Bewertung nach Einsparhöhe, Umsetzbarkeit und Risiko
Detaillierte Maßnahmenplanung (Verantwortlichkeiten, Zeitplan, Ressourcen)
Aufwand-Nutzen-Abschätzung je Maßnahme
Clusterung in Sofortmaßnahmen, mittelfristige und strategische Initiativen
Optional: Szenario-Simulation (z. B. Make/Buy, Cloud Shift)

Ergebnis: Maßnahmenkatalog, Business Case für priorisierte Maßnahmen und IT-Kostenoptimierungs-Roadmap.

Phase 4: Umsetzung & Erfolgskontrolle

Wir unterstützen bei der Umsetzung und stellen messbare Ergebnisse sicher:

Implementierung der Maßnahmen gemeinsam mit IT und Fachbereichen
Aufbau von Monitoring- und Controlling-Mechanismen
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der IT-Kostenstrategie
Definition von KPIs und Erfolgskennzahlen
Ableitung von Umsetzungspaketen/Ausschreibungen
Entwicklung eines Steuerungs- und Monitoringkonzepts

Ergebnis: Umsetzungsplan mit Verantwortlichkeiten, Monitoring- & Controlling-Konzept sowie Erfolgsmessung & Reporting.

Präsentation & Entscheidungsfindung

Wir bereiten Ergebnisse managementgerecht auf und begleiten Entscheidungs- und Change-Prozesse:

Managementgerechte Darstellung der Einsparpotenziale
Entscheidungspapier inkl. Business Case
Durchführung eines Entscheidungsworkshops
Unterstützung bei interner Kommunikation & Change-Management

Ergebnis: Präsentation & Entscheidungsvorlage, Business Case Dokument und Change-Kommunikation.

Unsere Referenzen


Branche	Aromen- und Duftstoffe	Messtechnik	Produzierende Industrie	Produzierende Industrie
Kundengröße	1500 Global	150	1200 Global	800 Global
Erfasste Applications	>100	45	>100	>200
Workshops
Business Impact Analyse
Infrastruktur Underlay
Nutzermanagement
Eskalationswege
Supportkontakte
Schutzbedarfsanalyse