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Office 365 Pakete in der Übersicht
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1. Herausforderungen der Digitalisierung

Wenn es um die Digitalisierung der eigenen Firma geht, herrscht für einige Unternehmer in der Flut an Information noch Unklarheit. Mit Office 365 hat Microsoft ein Produkt entwickelt, das sehr zukunftsträchtig ist. In Deutschland setzen sich immer mehr mittelständische bis große Unternehmen mit der Cloud-Lösung auseinander, haben sie bereits im Einsatz oder planen darauf umzusteigen. Es liegt also im Trend.

Wir als IT-Firma verstehen, wenn Sie bei Begriffen wie “Cloud” und “IT-Sicherheit” noch etwas skeptisch sind, denn schließlich hat sich das alteingesessene System in Ihrem Unternehmen bis heute bewährt. Die Herausforderung ist, dass die Digitalisierung Innovation mit sich bringt, die zwar genial, jedoch oftmals nicht ganz verständlich für Personen ist, die keine Informationstechniker sind.

Wer könnte Office 365 deshalb besser erklären, als ein Experte mit langjähriger Projekterfahrung für die Etablierung von Office 365? Unser Techniker, Herr Heidingsfelder, bringt Klarheit ins Dunkel und beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema.

2. Was ist Office 365 und was ist der Unterschied zu den vorherigen Office-Paketen?

Office 365 ist ein Kombi-Produkt. Das heißt, man hat mehrere Leistungen aus verschiedenen Produkten zusammengeführt. Eines der wichtigsten Produkte ist dabei der E-Mail Server, der vorher meist lokal bei den Unternehmen vor Ort stand. Der Microsoft E-Mail Server heißt Exchange Server und ist kein physischer Server mehr, sondern in der Microsoft Cloud abgebildet.

An dieser Stelle geraten einige Unternehmer bereits ins Hadern. “Exchange Server” und “Cloud” sind Begriffe, unter denen sie sich zwar etwas vorstellen können, aber sie haben darüber kein tiefergehendes Wissen.

Was ist der Exchange Server?

Um die Funktionsweise des Exchange Servers gut verstehen zu können, sollte Ihnen klar sein, was ein E-Mail Server ist.

Ein “Server” (aus dem Englischen, wörtlich übersetzt “Diener”) ist ein Computerprogramm oder auch ein starker Computer, der aus einem großen Netzwerk an Daten besteht und den “Client” (Englisch: “Kunde”, also den Computer, Laptop, Smartphone etc.) mit Programmen und Ressourcen bedient. Der Server kommuniziert mit dem Client über eine Client-Software, den Browser (wie etwa Google Chrome, Internet Explorer usw.).

Ein Server kann eine Soft- oder Hardware sein. Spricht man von einem Software-Server, ist ein Programm gemeint, welches einen speziellen Dienst anbietet (z.B. den Zugang zu einer Datenbank). Eine Hardware ist ein leistungsstarker Computer, der mit viel Speicher und Rechenleistung mehrere Server beherbergt. Es gibt verschiedene Formen eines Servers.

Eine Form davon ist der E-Mail Server. Dieser hat in der Regel eine enorme Festplattenkapazität, empfängt und versendet E-Mails, leitet sie weiter und speichert sie für den späteren Abruf. Somit spielt er eine der Hauptrollen in der E-Mail-Kommunikation.

Zusätzlich zum Exchange Server bietet Microsoft viele weitere Dienste an, die viele noch nicht kennen und die wir Ihnen im Folgenden gern vorstellen. Zusammengefasst kann man sagen, dass Office 365 ein bunter Blumenstrauß an Lösungen ist, die Microsoft zur Verfügung stellt, damit Sie in Ihrem Unternehmen im Optimalfall keine Server mehr benötigen. Der Name steht dafür, dass Sie Microsoft Office 365 Tage im Jahr von überall aus nutzen können.

Das Tolle dabei ist, dass Sie sich die Dienste ganz individuell abhängig vom Bedarf Ihrer Firma selbst zusammenstellen oder auch einfach den kompletten Blumenstrauß kaufen können.

3. Was beinhaltet Office 365?

Klassischerweise beinhaltet Office 365 schwerpunktmäßig das Microsoft Office Paket, das wir kennen als Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook und den Publisher. Also all das, was Sie jahrelang bereits als Office kennen.
Office 365 ist jedoch weit mehr als nur diese Anwendungen: Es beinhaltet sehr viele Anwendungen, die direkt aus der Cloud kommen, also aus dem Rechenzentrum von Microsoft.


Herr Heidingsfelder nennt als Hauptprodukte von Office 365 den bereits erwähnten Exchange Online (E-Mail Server mit Kalender, Kontakten, Aufgabenplanung, To-Dos, und der Microsoft Rechteverwaltung), SharePoint, Teams als Kommunikationstool und OneDrive.


Microsoft Teams
Das auch von vielen Privatpersonen genutzte Skype wurde in eine Business-Umgebung und in das neue Produkt Teams eingegliedert. Es ist das Online Meeting-Programm, mit dem Sie Videokonferenzen abhalten, Bildschirme miteinander teilen oder Kunden und Lieferanten einbinden können, um ihre Anwendungen zu präsentieren. Mit einem extra Plan ist es sogar möglich, über Teams in das reguläre Telefon-Festnetz zu telefonieren. Das bedeutet, dass Sie auf Wunsch damit Ihre komplette Telefonanlage ersetzen können. Standardmäßig ist diese Option jedoch nicht in Teams enthalten.

OneDrive for Business
Nächster Bestandteil von Microsoft Office 365 ist OneDrive for Business. Das ist ein Online Speicherplatz für Geschäftskunden mit 1 Terabyte Speicherplatz pro Nutzer. Also sehr viel Speicherplatz, den Ihnen Microsoft zur Ablage Ihrer Dokumente zur Verfügung stellt.
OneDrive dient zum Ersatz Ihrer Fileserver und der Speicherplatz kann freigegeben werden an Ihre Kunden oder andere Nutzer zum bequemen Teilen von Dokumenten.
Alles, was in OneDrive gespeichert wird, kann von mehreren Personen bearbeitet werden und vereinfacht die Zusammenarbeit im Team.

Exchange Online
Der Exchange Online Server ist Ihr neuer E-Mail Server aus der Cloud. Er wird ebenfalls im Rechencenter von Microsoft gehostet und jeder Nutzer bekommt ganze 50 Gigabyte als Postfach bereitgestellt, was sehr viel ist. Es wird Ihnen also lange reichen ohne, dass Sie E-Mails löschen müssen. Eine E-Mail Archivierung ist mit dem Exchange Server ebenfalls möglich sowie eine Verschlüsselung Ihrer Mails und die komplette E-Mail Sicherheit (wie z.B. Anti-Spam- und Anti-Virus-Lösungen oder End-zu-End-Verschlüsselung) wird abgedeckt.

SharePoint Online
SharePoint ist eine Ansammlung von Webseiten, bei denen ein Online File Server hinterlegt ist. Man kann es sich vorstellen wie Dropbox, nur auf Unternehmen ausgelegt. Sharepoint ist eine unternehmensweite Freigabe-Struktur. Sie können SharePoint Verzeichnisse erstellen, die Sie über Links direkt mit anderen Nutzern teilen können. Sie können damit verschiedenen Mitarbeitern Zugriff gewähren, um den Datenaustausch untereinander zu vereinfachen.

SharePoint kann von einem beliebigen Browser aus aufgerufen werden, dann haben Sie die Übersicht ihrer Ordner, über die Sie die Zugriffe steuern können. Sie benötigen nur ein Microsoft Konto mit SharePoint Rechten und schon können Sie gemeinsam mit anderen (egal ob mit externen Kunden oder internen Mitarbeitern) von überall aus alle Daten, die Sie benötigen, bearbeiten.

Die Freigabe zu den Ordnern erfolgt ganz einfach über eine Einladung zur Mitwirkung an einem Ordner, die an eine gültige E-Mail Adresse versendet wird. Öffnet die eingeladene Person den Link in der Einladung, so kann sie an denselben Dateien arbeiten, die in dem Ordner zur Verfügung gestellt sind und Sie können gemeinsam z.B. eine Excel-Datei bearbeiten.

Der Vorteil: Als Einzelprodukt ist SharePoint extrem teuer, weshalb es sich nur wenige mittelständische Unternehmen leisten. Aus der Cloud gehostet ist im Office 365 Paket SharePoint inklusive. So können Sie sehr einfach mit SharePoint starten und Ihr eigenes Intranet aufbauen.

Microsoft Yammer
Yammer ist auch schon mit im Office 365 integriert und ist das soziale Netzwerk für Unternehmen. Es ist ähnlich wie Facebook aufgebaut und ermöglicht Ihnen den Austausch mit Ihren Mitarbeitern über aktuelle Projekte und Themen. Verkündungen und Unternehmenskommunikation lassen sich damit einfach abwickeln.

Delve
Kommen wir nun zu Microsoft Delve. Damit behalten Sie den Überblick und die Zusammenarbeit bleibt transparent, denn Sie sehen, woran Ihre Kollegen gerade arbeiten und ob das gerade für Ihre Arbeit relevant ist. Es integriert alle Informationen, die auf den einzelnen Plattformen (Office Paket, SharePoint, Yammer, Exchange Server, OneDrive) in eine einzige Oberfläche.
Es nutzt im Hintergrund den sogenannten Office Graph, um all Ihre Informationen, Dokumente und E-Mails in Volltext zu durchsuchen und Ihnen anzuzeigen, woran die Nutzer, mit denen Sie verbunden sind, gerade arbeiten. Das basiert natürlich auf einer vorherigen Freigabe der jeweiligen Nutzer.

Power BI
Desweiteren enthält Office 365 Power BI. Eine Business Intelligence Lösung (also eine Reihe an Analysetools), die Daten aus einer Vielzahl von Quellen vereint, damit Sie interaktive, umfassende und visuell schön gestaltete Berichte erstellen können, die wertvolle Erkenntnisse liefern und Ihr Geschäft ankurbeln.

Sway
Mit Sway hat Microsoft eine neue Präsentationsplattform herausgebracht, die zukünftig wahrscheinlich PowerPoint ersetzen wird. Damit können Sie unkompliziert Online-Präsentationen erstellen und sehr einfach Bilder, Videos oder Infografiken einbinden. Die fertige Präsentation können Sie über das Internet anderen Nutzern ganz einfach zur Verfügung stellen. Eine neue, tolle Art, um Informationen darzustellen und vorzutragen.
Microsoft garantiert 99,9 % Verfügbarkeit für das komplette Office 365 Paket. Das gilt seitens Microsoft, Sie müssen Ihrerseits eine ausreichende Funktion Ihrer Internetleitung sicherstellen.

Das ganze Paket ist verfügbar auf allen Plattformen, egal ob Sie es über Desktop, Tablet, Smartphone oder mobile Endgeräte betreiben wollen. Außerdem gibt es für Betriebssysteme wie Android, O SX und Windows mittlerweile Apps für alle aufgeführten Plattformen und Sie können alle Funktionen von Office 365 plattformübergreifend nutzen.

4. Was ist die Cloud?

Viele Dienste, die Sie täglich verwenden, befinden sich in der Cloud. Von webbasierten E-Mail-Anwendungen über Online-Banking oder auch Fotos, die im Web gespeichert werden.

Die heutige Verwendung des Begriffs „Cloud“ (Englisch: “Wolke”) ist darauf zurückzuführen, dass Informationstechniker in Strukturzeichnungen von Netzwerken jene Systeme, die Teil des eigenen Netzwerkes waren, aber extern betrieben wurden, mit einer Wolke kennzeichneten.

Die Cloud ist eine gängige Bezeichnung für webbasierte IT-Dienste, die außerhalb Ihrer Organisation gehostet werden.

Mit Office 365 werden Ihre Daten auf Servern gespeichert und verarbeitet, die von Microsoft gehostet und verwaltet werden und auf denen sich auch die Software befindet.
Ihre Daten sind und bleiben Ihr Eigentum. Microsoft greift nur auf Ihre Daten zu, um die Dienste, die Sie abonniert haben, für Sie bereit zu stellen. Dies passiert in Übereinkunft mit dem Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung. Microsoft verarbeitet oder verwendet Ihre Daten nicht anderweitig (wie z. B. für Werbezwecke).

5. Wie sicher ist die Cloud?

Bezüglich der Sicherheit nimmt Herr Heidingsfelder gleich einmal vorweg: Die perfekte und sicherste Lösung gibt es nicht. Sie können nur mehr Geld investieren, um es umso sicherer zu machen. Als Mittelstand ist es eher unwahrscheinlich, dass eine derart hohe Summe für das eigene System ausgegeben wird. Für die meisten Unternehmen ist es nicht tragbar, den Sicherheitsstatus, den man für das Geld bei Microsoft bekommt, selbst im Büro abzubilden.

Die Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet also: Wollen Sie sich selbst um die IT-Sicherheit kümmern (wie es bei einem Inhouse-Server der Fall ist) oder möchten Sie diese Angelegenheit lieber einem Konzern wie Microsoft überlassen, der dafür mit den nötigen Mitteln ausgestattet ist?

Die Sicherungsmaßnahmen sind bei Office 365 von Microsoft vorgegeben und liegen in der Hand von Microsoft, was vielen erst einmal Bedenken bereitet. Im Zuge dessen arbeitet CosH mit einigen Institutionen zusammen, die die Sicherheit regelmäßig prüfen und zertifizieren. Ihre Daten werden regelmäßig mit der Microsoft Data Loss Protection gesichert. Die Rechenzentren von Microsoft sind ISO 27001-zertifiziert, einem der besten Sicherheits-Benchmarks der Welt.

Da es sich nun um einen Cloud Dienst handelt, ist er immer erreichbar. Allein in Europa betreibt Microsoft acht Rechenzentren. Sie sind also weltweit kompatibel und können verschiedene Rechenzentren ansteuern, um Ihre Daten abzurufen. Sie können jederzeit einsehen in welchen Rechenzentren Ihre Daten gehostet sind und selbst entscheiden ob Ihre Daten nur in europäischen Rechenzentren gespeichert werden sollen oder weltweit. Sie können einen beliebigen Browser und ein Endgerät Ihrer Wahl verwenden, um auf Ihre Daten zuzugreifen. Egal ob Sie iOS (MAC, Apple) nutzen oder Android: Sie sind weder geräte- noch standortabhängig und können Office 365 immer nutzen.

Sollten Sie sich tiefer für das Thema Datenschutz interessieren, hat Microsoft hier ein Video mit wichtigen Informationen online gestellt.

6. Vorteile von Office 365

Diverse Medienberichte schüren die Bedenken um das Thema Cloud. Dabei nutzen wir wie schon erwähnt alle bereits cloudbasierte Lösungen auf vielerlei Art und Weise, ohne, dass uns das bewusst ist. Das hängt damit zusammen, dass eine Cloud viele Vorteile mit sich bringt.

1. Kosten
Der Betrieb eines Servers im Büro ist oft mit hohen Kosten für Lizenzen und Wartung verbunden. Schnell kann für Sie eine Summe von 5.000 € anfallen. Microsoft Exchange bietet Lösungen bereits ab 10,50 € pro Monat an.

2. Leichte Handhabung
Es ist einfach, den Überblick über Ihre Lizenzen zu behalten. Bei lokalen Servern bekommt man die Lizenzunterlagen zugeschickt, diese werden in einem Ordner abgeheftet und man muss sich selbst um Aktualisierungen und Updates kümmern. In der cloudbasierten Lösung von Microsoft können Sie sich einfach online einloggen und sich die Lizenzübersicht anzeigen lassen.

3. Einheitliche Umgebung
Sie können jeden PC mit der gleichen Software ausstatten.

4. Volle Kostenkontrolle
Jeden Monat können Lizenzen beliebig hinzu- oder weggebucht werden.

5. Weniger administrativer Aufwand
Sollte das Arbeiten aus dem Home Office nötig sein, muss bei Vor-Ort-Lösungen vorher viel umgestellt werden und das kann sich aufwändig gestalten. Eine Umstellung auf einen Heimarbeitsplatz ist im Office 365 mit ein, zwei Klicks möglich ohne eine Arbeitsunterbrechung.

Weitere Vorteile
office 365

7. Was sollten Sie vor der Implementierung von Office 365 wissen?

Herr Heidingsfelder erklärt, dass die Kunden in der Regel bereits eine Teillösung des Office 365 im Einsatz haben, wie einen Mail-Server, den man vor Ort betreibt. Mail-Server verfallen jedoch oft dem Schicksal, dass sie einmal aufgesetzt und dann nie wieder angerührt werden.

Nach einigen Jahren kommen deswegen Probleme auf. Dann muss analysiert werden, wie die aktuelle Situation ist und wie die zukünftige Lösung wünschenswerterweise aussehen soll.

Office 365 bietet hier ein kostengünstiges Produkt, das Sie absichert und zeit- und ressourcensparend ist, da es viel Arbeit abnimmt. Wartungsarbeiten wie das Einspielen von Updates müssen bei einem lokalen Server vor Ort getätigt werden. Beim Microsoft Exchange Server fällt das weg, da sich die Cloud automatisch darum kümmert.
Das erleichtert zum einen den Betrieb in Ihrem Unternehmen und zum anderen entlastet es Servicetechniker.
Außerdem können Sie Erweiterungen des Servers jederzeit beliebig vornehmen, ohne vorher viel Geld investieren zu müssen. Die Enterprise-Lösung sichert Sie ab, egal, ob Sie zwei oder ein paar Tausend E-Mail Konten haben.

Sollten Sie in Erwägung ziehen, mit Microsoft Office 365 in Ihrem Unternehmen der Digitalisierung den nächsten Schritt entgegen zu gehen, so beraten wir Sie als Cosh zunächst einmal umfangreich. Gemeinsam schauen wir uns mit Ihnen an, was der aktuelle Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen ist woraufhin wir Sie maßgeschneidert beraten und Ihnen unsere Empfehlungen aussprechen.

Falls Sie dem Umzug in die Cloud eher skeptisch gegenüberstehen, stellen wir gern für Sie einen Kostenvergleich auf, damit Sie sehen können, welche Kostenersparnis die Cloud-Lösung im Vergleich zum Server Ort Ihnen bietet.

it sicherheit

8. Wie läuft die Migration von Office 365 ab?

Nach Analyse der Ist-Situation erstellt CosH einen sogenannten Migrationsplan. Dieser beschreibt, wie der Umzug von Ihrem alten Server in die Cloud gestaltet wird. Im Normalfall werden hier zunächst einmal Datenmengen abgegrenzt und eingeschränkt, die übertragen werden sollen. Dann legt man einen Stichtag fest, ab wann die Migration laufen soll. Das Projekt dauert etwa zwei Wochen. Bei einer guten Datenanbindung kann es aber auch über eine Nacht hinweg sein, abhängig von der Menge an Daten.

Der Migrationsplan sichert den Zugriff zwischen neuer und alter Umgebung. Dann wird mit der Datenübertragung begonnen und anhand der Datengröße kann berechnet werden, wie lange die Migration genau dauert.
Es gibt zwei Migrationsarten, die CosH anwendet. Sie können entscheiden, welche Variante für Ihr Unternehmen besser geeignet ist.

1. Mehrstufige Migration
Bei dieser Variante wird nach und nach immer nur ein Teil der Daten umgezogen, was sich für größere Unternehmen empfiehlt. Man lässt beide Systeme (neu und alt) nebeneinander laufen und verschiebt nur einzelne Nutzer. Beispielsweise können so nach und nach verschiedene Nutzergruppen in die Cloud verschoben werden.
Es werden beide Systeme angesprochen, bis das alte System abgeschaltet werden kann.

2. Cut-Over-Migration
An einem Stichtag werden alle Daten ins neue System umgezogen und ab diesem Zeitpunkt nur noch das neue System verwendet.

Vor der Migration bitten wir darum, Ihre Daten zu bereinigen und auszusortieren, sodass nur die relevanten Daten umgezogen werden. Das verkürzt die Dauer der Migration.

9. Nach der Migration: Wie wird der Support gewährleistet?

Laut Herrn Heidingsfelder gibt es verschiedene Möglichkeiten. Im Normalfall können Sie sich immer an Microsoft wenden. Das hat jedoch den Nachteil, dass Microsoft Anfragen teilweise an Partner schickt und nicht direkt beantwortet. Allein für die Eröffnung eines Microsoft-Support-Tickets fallen Kosten von mehreren Hundert Euro an.

Deswegen bietet Ihnen CosH auch nach der Migration Unterstützung an und steht Ihnen mit Ansprechpartnern zur Seite. Es gibt auch hier wieder zweierlei Lösungen:

1. Lizenz-Bezugsvereinbarung
In dieser Vereinbarung wird geregelt, dass Sie Lizenzen vom CosH Systemhaus kaufen. Der Support wird extra abgerechnet in Form eines Servicevertrags oder auf Anfrage auch ohne Servicevertrag.

Ein Servicevertrag kann ebenfalls ganz individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden: Entweder Sie kaufen sich pro Monat ein gewisses Stundenkontingent ein oder bestimmte Dienstleistungen sind pauschal abgedeckt.
Erfahrungsgemäß treten für circa zwei bis drei Wochen nach der Migration noch vermehrt Rückfragen auf, aber danach läuft es und man benötigt den Support nur noch bei Änderungswünschen.

2. User-Helpdesk-Verträge
Sie vereinbaren mit uns bestimmte Serviceleistungen wie telefonischer Support, Fernwartung, Support per E-Mail oder Vor-Ort-Service, was dann in einem User-Helpdesk enthalten ist. Auf diese Weise ist Ihnen der Support seitens CosH garantiert.

10. Ist es möglich, Office 365 zu testen?

Wir erstellen auf Wunsch für all unsere Kunden Testversionen. Das bedeutet, Sie können Microsoft Office bis zu sechs Monate lang kostenfrei nutzen. Leider sind wir hier in der Lizenzanzahl etwas eingeschränkt, das heißt Sie können zum Testen maximal 25 Lizenzen bekommen. Im Office 365 gibt es verschiedene Lizenzpläne.

Wie Sie bereits wissen, ist Office 365 ein riesiges Produkt. Sie können sich davon den Kern herausnehmen und lizenzieren lassen. Egal wie Sie aufgestellt werden möchten: Es gibt eine passende Lizenz für Sie. Normalerweise benötigt jeder Nutzer eine Lizenz. Besonders in größeren Unternehmen ist diese Anzahl an Lizenzen schnell vergeben. Sie können den vollen Umfang von Office 365 testen, jedoch mit der Einschränkung an Lizenzen.

11. Fazit

Office 365 ist ein tolles, umfangreiches Produkt für mittelständische Unternehmen und die Cloud Lösung ist eine echte Alternative zu einem Inhouse-Serverbetrieb. Vom Projektmanagement über Kundenkommunikation und E-Mail Verkehr: Mit Office 365 können Sie Ihren kompletten Büroalltag abbilden.

Unser Technik- und Vertriebsteam ist für Fragen und Klärungen gern für Sie da. Zögern Sie nicht, mit uns Kontakt aufzunehmen.

Haben Sie noch weitere Fragen?

Ihre Ansprechpartner

Christian Wittwer

Vertrieb

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CosH Kontakt Schoen

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