Witschelstraße 95, 90431 Nürnberg
+49 911 / 477 595 00
vertrieb@cosh.de

Office 365 / Microsoft 365: Unser Experte Peter Heidingsfelder im Interview. Wir beantworten die wichtigsten Fragen.

Office 365 / Microsoft 365: Unser Experte Peter Heidingsfelder im Interview. Wir beantworten die wichtigsten Fragen.

Wenn es um die Digitalisierung der eigenen Firma geht, herrscht für einige Unternehmer in der Flut an Information noch Unklarheit. Mit Office 365 hat Microsoft ein Produkt entwickelt, das sehr zukunftsträchtig ist. In Deutschland setzen sich immer mehr mittelständische bis große Unternehmen mit der Cloud-Lösung auseinander, haben sie bereits im Einsatz oder planen darauf umzusteigen. Es liegt also im Trend.

Wir als IT-Firma verstehen, wenn Sie bei Begriffen wie “Cloud” und “IT-Sicherheit” noch etwas skeptisch sind, denn schließlich hat sich das alteingesessene System in Ihrem Unternehmen bis heute bewährt. Die Herausforderung ist, dass die Digitalisierung Innovation mit sich bringt, die zwar genial, jedoch oftmals nicht ganz verständlich für Personen ist, die keine Informationstechniker sind.

Wer könnte Office 365 / Microsoft 365 deshalb besser erklären, als ein Experte mit langjähriger Projekterfahrung für die Etablierung von Office 365? Unser Techniker, Herr Peter Heidingsfelder, bringt Klarheit ins Dunkel und beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema.

Frage 1: Herr Heidingsfelder, Was ist Office 365 oder Microsoft 365 und was ist der Unterschied zu den vorherigen Office-Paketen?

Peter Heidingsfelder: „Office 365 ist ein Kombi-Produkt und wurde vor kurzem in Microsoft 365 umbenannt. Das heißt, man hat mehrere Leistungen aus verschiedenen Produkten zusammengeführt. Eines der wichtigsten Produkte ist dabei der E-Mail Server, der vorher meist lokal bei den Unternehmen vor Ort stand. Der Microsoft E-Mail Server heißt Exchange Server und ist kein physischer Server mehr, sondern in der Microsoft Cloud abgebildet.

Frage 2: Was beinhaltet Office 365 / Microsoft 365

Peter Heidingsfelder: „Klassischerweise beinhaltet Office 365 schwerpunktmäßig das Microsoft Office Paket, das wir kennen als Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook und den Publisher. Also all das, was die meisten jahrelang bereits als Office kennen.Office 365 ist weit mehr als nur diese Anwendungen. Es beinhaltet sehr viele Anwendungen, die direkt aus der Cloud kommen, also aus dem Rechenzentrum von Microsoft. Hier möchte ich neben den Hauptprodukten von Office 365 den bereits erwähnten Exchange Online (E-Mail Server mit Kalender, Kontakten, Aufgabenplanung, To-Dos, und der Microsoft Rechteverwaltung), SharePoint, Teams als Kommunikationstool und OneDrive nennen.”

Frage 3: Herr Heidingsfelder, wie sicher ist die Cloud?

Peter Heidingsfelder: „Eins möchte ich vorwegnehmen: Die perfekte und sicherste Lösung gibt es nicht. Sie können nur mehr Geld investieren, um es umso sicherer zu machen. Als Mittelstand ist es eher unwahrscheinlich, dass eine derart hohe Summe für das eigene System ausgegeben wird. Für die meisten Unternehmen ist es nicht tragbar, den Sicherheitsstatus, den man für das Geld bei Microsoft bekommt, selbst im Büro abzubilden.

Die Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet eher: Wollen Sie sich selbst um die IT-Sicherheit kümmern (wie es bei einem Inhouse-Server der Fall ist) oder möchten Sie diese Angelegenheit lieber einem Konzern wie Microsoft überlassen, der dafür mit den nötigen Mitteln ausgestattet ist?Die Sicherungsmaßnahmen sind bei Office 365 / Microsoft 365 von Microsoft vorgegeben und liegen in der Hand von Microsoft, was vielen erst einmal Bedenken bereitet. Im Zuge dessen arbeiten wir bei CosH mit einigen Institutionen zusammen, die die Sicherheit regelmäßig prüfen und zertifizieren. Ihre Daten werden regelmäßig mit der Microsoft Data Loss Protection gesichert. Die Rechenzentren von Microsoft sind ISO 27001-zertifiziert, einem der besten Sicherheits-Benchmarks der Welt.“

Frage 4: Was ist, wenn die Server bei Microsoft einmal ausfallen? Kann mein Unternehmen dann nicht mehr kommunizieren?

Peter Heidingsfelder: „Da es sich nun um einen Cloud-Dienst handelt, ist er immer erreichbar. Allein in Europa betreibt Microsoft acht Rechenzentren. Sie sind also weltweit kompatibel und können verschiedene Rechenzentren ansteuern, um Ihre Daten abzurufen. Sie können jederzeit einsehen in welchen Rechenzentren Ihre Daten gehostet sind und selbst entscheiden, ob Ihre Daten nur in europäischen Rechenzentren gespeichert werden sollen oder weltweit.”

Frage 5: Welche Vorteile hat man mit Microsoft 365?

Peter Heidingsfelder: „An erster Stelle sind ganz klar die Kosten zu nennen. Der Betrieb einer Serverlandschaft ist oft mit hohen Kosten für Lizenzen und Wartung verbunden. Schnell kann für Unternehmen eine Summe von 500.000 € anfallen. Microsoft Office 365 bietet Lösungen bereits ab 3,40 € pro Monat pro User an. Weiter möchte ich hier leichte Handhabung und die einheitliche Umgebung nennen. Es ist einfach, den Überblick über Ihre Lizenzen zu behalten. Bei lokalen Servern bekommt man die Lizenzunterlagen zugeschickt, diese werden in einem Ordner abgeheftet und man muss sich selbst um Aktualisierungen und Updates kümmern. In der cloudbasierten Lösung von Microsoft können Sie sich einfach online von jedem Gerät einloggen und sich die Lizenzübersicht anzeigen lassen. Gleichzeitig lässt sich MS 365 auch von vielen verschiedenen Geräten über eine Weboberfläche nutzen.”

Frage 6: Wie läuft eine Einführung von Microsoft 365 genau ab?

Peter Heidingsfelder: „Nach Analyse der Ist-Situation erstellen wir bei CosH einen sogenannten Migrationsplan. Dieser beschreibt, wie der Umzug von Ihrem alten Server in die Cloud gestaltet wird. Im Normalfall werden hier zunächst einmal Datenmengen abgegrenzt und eingeschränkt, die übertragen werden sollen. Dann legt man einen Stichtag fest, ab wann die Migration laufen soll. Das Projekt dauert etwa zwei Wochen. Bei einer guten Datenanbindung kann es aber auch über eine Nacht hinweg sein, abhängig von der Menge an Daten. Der Migrationsplan sichert den Zugriff zwischen neuer und alter Umgebung. Dann wird mit der Datenübertragung begonnen und anhand der Datengröße kann berechnet werden, wie lange die Migration genau dauert.“

Frage 7: Wie ist das mit dem Support dannach?

Peter Heidingsfelder: „Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Im Normalfall können Sie sich immer an Microsoft wenden. Das hat jedoch den Nachteil, dass Microsoft Anfragen teilweise an Partner schickt und nicht direkt beantwortet. Allein für die Eröffnung eines Microsoft-Support-Tickets fallen Kosten von mehreren Hundert Euro an. Deswegen bieten wir bei CosH auch neben der kompletten Beratung und Einführung auch Support & Unterstützung für unsere Kunden danach an. Wir haben genau für Office / Microsoft 365 spezielle Ansprechpartner, die bereits eine Menge Erfahrung in zahlreichen Office Projekten sammeln konnten. Der Support wird von uns durch Lizenz-Bezugsvereinbarung oder User-Helpdesk Verträge angeboten.

Herr Heidingsfelder, wir danken Ihnen für das Interview

Peter Heidingsfelder: Gerne, die Firma CosH wünscht eine schöne Restwoche Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Office 365 / Microsoft 365 haben, helfen wir Ihnen natürlich gerne im einem kostenlosen Beratungsgespräch weiter